Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения

  2. Перечень баз персональных данных

  3. Цель обработки персональных данных

  4. Порядок обработки персональных данных: предоставление согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

  5. Местонахождение базы персональных данных

  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

  7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, работники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

  8. Права субъекта персональных данных

  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

  10. Государственная регистрация базы персональных данных

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определения терминов:

  • база персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в виде картотек персональных данных;

  • ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

  • владелец персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает метод обработки персональных данных в данной базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуру их обработки, если иное не установлено законом;

  • Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

  • общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, где субъект персональных данных хранит свои персональные данные (кроме случаев, когда субъект персональных данных прямо указал, что такие данные размещены для их свободного распространения и использования);

  • согласие субъекта персональных данных — любой документ, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с заявленной целью их обработки;

  • обезличивание персональных данных — удаление сведений, которые позволяют идентифицировать лицо;

  • обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, полностью или частично осуществлённых в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

  • персональные данные — сведения об идентификации или совокупность сведений о физическом лице, которое было или может быть конкретно идентифицировано;

  • распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядителем базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядителем базы поручено выполнять техническую работу с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

  • субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

  • третье лицо — любое лицо, кроме субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владелец или распорядитель базы персональных данных осуществляет передачу персональных данных согласно закону;

  • особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профсоюзах, а также данные, касающиеся здоровья или интимной жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно для применения должностными лицами и сотрудниками продавца, которые непосредственно обрабатывают и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Перечень баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Цель обработки персональных данных — обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, производство и осуществление расчётов за предоставленные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».

4. Порядок обработки персональных данных: предоставление согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с заявленной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в таких формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать данный документ и физическое лицо;

  • электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление субъекта персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью;

  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу, правах, предусмотренных Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с законодательством.

4.5. Запрещается обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профсоюзах, а также данных, касающихся здоровья или интимной жизни (особые категории данных).

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц осуществляется при условии согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных на обработку, либо в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению требований Закона Украины «О защите персональных данных» или невозможно их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подаёт запрос на доступ к персональным данным владельцу базы персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя, отчество, место жительства (пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица (для физического лица-заявителя);

  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, заверяющего запрос; подтверждение, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица-заявителя);

  • фамилия, имя и отчество, а также иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подаётся запрос;

  • сведения о базе персональных данных, к которой подаётся запрос, или сведения о владельце либо распорядителе этой базы;

  • перечень запрашиваемых персональных данных;

  • цель и/или правовые основания запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса не может превышать 10 рабочих дней с момента его поступления. В течение этого срока владелец базы данных уведомляет заявителя о том, что запрос будет удовлетворён или что соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием правовых оснований. Запрос удовлетворяется в течение 30 календарных дней с момента поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение 30 календарных дней. При этом общий срок не может превышать 45 календарных дней.

6.7. Уведомление об отсрочке предоставляется в письменной форме с разъяснением порядка обжалования.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица;

  • дата отправки уведомления;

  • причина отсрочки;

  • срок, в течение которого запрос будет удовлетворён.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён законом.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, отказавшего в доступе;

  • дата отправки уведомления;

  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе может быть обжаловано в суде.

7. Защита персональных данных

7.1. Владельца базы персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от незаконной обработки и незаконного доступа к ним, включая случайную потерю, уничтожение или повреждение.

7.2. Эти меры должны соответствовать действующему законодательству Украины и включать:

  • назначение ответственного лица за организацию работы по защите персональных данных при их обработке;

  • разработку документов, определяющих процедуры обработки и защиты персональных данных;

  • применение организационных и технических средств защиты персональных данных;

  • контроль за соблюдением требований законодательства и нормативных актов по защите персональных данных.

7.3. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, обеспечивает сотрудников продавца нормативными и методическими материалами, а также информирует их о требованиях законодательства по защите персональных данных.

7.4. Сотрудники продавца, имеющие доступ к персональным данным, обязаны не допускать разглашения персональных данных, которые им были доверены или стали известны в связи с выполнением служебных обязанностей. Такое обязательство сохраняется и после прекращения трудовых отношений.

7.5. Персональные данные хранятся не дольше, чем это необходимо для целей их обработки. По истечении срока хранения данные подлежат уничтожению либо обезличиванию, если иное не предусмотрено законом.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его данные, её назначение и наименование;

  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным;

  • получать доступ к своим персональным данным;

  • получать ответ не позднее 30 календарных дней со дня поступления запроса о том, обрабатываются ли его персональные данные, а также получать содержание этих данных;

  • предъявлять мотивированное требование владельцу персональных данных с возражением против обработки своих данных;

  • предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих персональных данных, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;

  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной потери, уничтожения, повреждения в результате умышленных сокрытий, непредоставления или несвоевременного их предоставления;

  • на обращение с жалобами относительно обработки своих персональных данных в государственные органы и должностным лицам;

  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных;

  • вносить оговорки относительно ограничения права на обработку своих персональных данных при предоставлении согласия;

  • отозвать согласие на обработку персональных данных;

  • знать механизм автоматической обработки персональных данных;

  • на защиту от автоматизированного решения, имеющего для него правовые последствия.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных подаёт запрос на доступ к персональным данным владельцу базы персональных данных.

9.2. Запрос должен содержать:

  • фамилию, имя, отчество, место жительства (пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность;

  • сведения о базе персональных данных, к которой подаётся запрос, или сведения о владельце либо распорядителе этой базы;

  • перечень запрашиваемых персональных данных.

9.3. Срок рассмотрения запроса не может превышать 10 рабочих дней с момента его поступления.

9.4. В течение 30 календарных дней субъект персональных данных имеет право получить ответ о том, будут ли предоставлены его данные, а также получить содержание этих данных.

9.5. Отказ в предоставлении доступа допускается в случаях, предусмотренных законом.

9.6. Решение об отказе может быть обжаловано в установленном порядке.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Владельцы баз персональных данных обязаны осуществлять их государственную регистрацию в порядке, установленном законодательством Украины.